Petite intro pour la création de fichiers à usage politique

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CNIL, vie privée et fichier politique

Dans le cadre d’une élection locale, nous sommes amenés à établir un fichier contenant des informations sur des personnes pendant la durée de la  campagne (et très probablement au-delà pour informer les gens qui nous ont suivi).

Compte tenu du caractère politique de cette démarche, établir un fichier de personnes plutôt favorable à notre action revient à collecter des informations sensibles au sens de la CNIL. Il faut donc respecter un certain nombre de consignes.

Je fais ici un bref topo non exhaustif sur les obligations et quelques conseils pour ce type de fichiers, basé sur la lecture du guide de la CNIL sur la « communication politique ».

Ce sujet ne doit pas être négligé, et la responsabilité du candidat est engagée dès lors qu’il y a un listing d’adresse email. La personne qui décide de la création d’un fichier sera désigné responsable du traitement. Il devient responsable de l’utilisation et de la sécurisation des données. Il doit faire les démarches auprès de la CNIL pour déclarer son fichier (dans le cas où le fichier nécessite une déclaration préalable).

Les règles suivantes devront être respectées :

  •          Définir la finalité du fichier (utilisation immédiate et future des informations)
  •          Respecter la proportionnalité, c’est-à-dire n’intégrer que des données utiles et non superflues pour l’usage final du fichier
  •          Définir une durée de conservation des données (destruction à l’issue de la campagne, conservation pour tenir informé une fois le mandat commencé,…)
  •          Sécurité et confidentialité : mettre les moyens techniques pour protéger les informations.
  •          Respecter le droit des personnes : information sur la finalité du fichier, durée de vie des informations les concernant, possibilité d’être retiré ou de modifier les informations à tout moment

Plusieurs types de fichiers sont concernés :

  •          Fichier interne à l’association (Fiche n° 1): ce fichier contiendra les informations des membres (inscrits à l’association) ou contacts réguliers (collaborant fréquemment avec l’association) → Ce type de fichier ne nécessite pas de déclaration à la CNIL
  •          Fichier de contacts réguliers  ou occasionnels (fiche n° 2) → Ce type de fichier nécessite une déclaration norme simplifiée n° 34
  •          Fichier de liste électorale (fiche n° 5) : faire la demande auprès de la mairie pour l’obtenir (format électronique possible). Fichier exploitable pour une campagne, avec la possibilité de cibler par tranches d’âge ou bureau de vote

 

Il est bien sur possible d’exploiter d’autres type de fichiers (commerciaux par exemple) par contre il est interdit d’utiliser ses fichiers professionnels.

Les règles générales d’exploitations sont :

  •          Interdiction de filtrer les personnes en fonction de leurs noms ou lieux de naissance. Il ne doit pas être possible de faire des tris suivant les origines ethniques.
  •          Pas de tris sur opinions politiques / philosophiques / religieuses ou sur les orientations sexuelles
  •          Toujours communiquer la source du fichier lors du démarchage des personnes
  •          Pas d’informations syndicales ou ethniques sur les personnes listées

Résumé :

  • Fichier à usage politique est considéré comme sensible par la CNIL
  • Respect des règles de confidentialités et sécurité
  • Pas plus d’informations que nécessaire, pour une durée limitée à la finalité du fichier
  • Respect du droit des personnes
  • Dispense de déclaration si fichier interne, sinon déclaration simplifiée N° 34
  • Utilisation des listes electorales possibles
  • Aucun tris sur origines ethniques / syndicales / philosophiques / religieuses possible
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